FAQ – Gruppen im Alumniportal

1. Wer kann eine Gruppe gründen?

Grundsätzlich können alle Mitglieder der Community des Alumniportals Deutschland eigene Gruppen gründen und verwalten. Nach Ihrer kostenlosen Registrierung können Sie sofort loslegen. 

2. Wie gehe ich technisch vor, wenn ich eine Gruppe gründen möchte?

Klicken Sie auf Ihrer persönlichen Startseite auf den grünen Button „Neu“ und wählen Sie dann die Option „Gruppe gründen“. So können Sie in kurzer Zeit das Profil für eine neue Gruppe anlegen. Vergessen Sie dabei nicht, eine Beschreibung sowie ein Profilfoto für die Gruppe hochzuladen und der Gruppe bestimmte Stichworte (Tags) zuzuordnen, damit die Gruppe in Suchergebnissen häufig angezeigt wird. Nachdem Sie die Gruppe angelegt haben, können Sie Ihre Kontakte einladen. Das Profil Ihrer Gruppe können Sie jederzeit bearbeiten und anpassen. Tipp: Stellen Sie bereits einige Beiträge in Ihre Gruppe ein, bevor Sie Ihre Kontakte dazu einladen, denn das macht den Einstieg für Besucher leichter.

3. Was muss ich sonst noch bei der Gruppengründung beachten?

Überlegen Sie sich vor der Gründung Ihrer Gruppe, welches Ziel Sie mit der Gruppe verfolgen. Spricht das Thema viele Mitglieder an und regt zur Diskussion an? Denken Sie daran: Je größer die Gruppe, desto mehr Diskussion ist in der Gruppe zu erwarten. Laden Sie Ihre Kontakte in Ihre Gruppe ein und empfehlen Sie die Gruppe auch außerhalb des Alumniportals. Lesen Sie außerdem die Tipps zur Betreuung von Gruppen.

4. Gibt es Beispiele für besonders erfolgreiche Gruppen?

Als Anregungen für besonders interaktive Gruppen können wir Ihnen die Gruppen „Deutsch als Fremdsprache“, „Spotlight on Jobs & Careers” sowie die Gruppe „Digitale Gesellschaft – Digital Society“ empfehlen.

5. Wen kann ich in meine Gruppe einladen?

Als Gruppenadministrator/in können Sie alle Ihre Kontakte im Alumniportal direkt in Ihre Gruppe einladen. Mitglieder, die nicht Ihre Kontakte sind, können Sie zwar kontaktieren und Ihnen den Link zur Gruppe schicken, sie aber nicht unmittelbar in die Gruppe einladen. Mit diesem Verfahren möchte das Alumniportal Spam-Aktivitäten vorbeugen.

6. Wie kann ich Kontakte in meine Gruppe einladen?

Über den aufklappbaren Button rechts mit der Bezeichnung „Gruppe empfehlen“ finden Sie die Funktion „Kontakte einladen“. Wählen Sie die Kontakte aus, fügen Sie wenn gewünscht eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

7. Wie kann ich (m)eine Gruppe außerhalb des Alumniportals empfehlen?

Grundsätzlich können Sie alle Gruppen empfehlen, in denen Sie Mitglied sind. Dazu gehören natürlich auch von Ihnen selbst verwaltete Gruppen. Um eine Gruppe zu empfehlen, begeben Sie sich auf die Startseite der betreffenden Gruppe und klicken auf den Button „Gruppe empfehlen“. Nun können Sie die E-Mail-Adressen der Personen außerhalb der Alumniportal-Community auswählen, denen Sie die Gruppe empfehlen möchten.

8. Was muss ich bei der Betreuung meiner Gruppe beachten?

Als Gruppenmoderator/in sollten Sie Ihre Gruppe regelmäßig aktualisieren und betreuen. Dies kann bedeuten, dass Sie selbst Beiträge und Dateien oder Bilder einstellen, aber auch die Beiträge anderer Mitglieder kommentieren. Begrüßen Sie neue Mitglieder persönlich und halten Sie die Mitglieder über Neuigkeiten per E-Mail auf dem Laufenden, indem Sie regelmäßig die Funktion „Mitglieder kontaktieren“ nutzen. Solche Nachrichten erhalten die Mitglieder direkt per E-Mail und verpassen so auf keinen Fall die neuesten Aktivitäten in der Gruppe. Außerdem erhalten alle Mitglieder und Administratoren von Gruppen regelmäßig E-Mail-Benachrichtigungen über die neuesten Gruppenaktivitäten, wie zum Beispiel neue Mitglieder, Kommentare oder Forenbeiträge. Die Einstellungen zum Benachrichtigungsservice können Sie über den Button „Mein Portal“ rechts oben auf Ihrer Startseite anpassen. Dort gibt es einen Navigationspunkt „Einstellungen“.

9. Was sind wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Gruppe. Wie kann ich Aktivitäten in der Gruppe anstoßen?

Das Thema Ihrer Gruppe ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Im Alumniportal gibt es viele regionale, aber auch fachliche Gruppen zu bestimmten Themen. Meist eignen sich fachliche Themen besser für eine Diskussion. Wählen Sie das Thema jedoch breit genug, damit sich nicht nur einige wenige Personen angesprochen fühlen. Wichtig ist die Regelmäßigkeit: Stellen Sie regelmäßig neue Beiträge ein und ermutigen Sie die Mitglieder zum Mitmachen. Kommentieren Sie andere Beiträge und begrüßen Sie neue Mitglieder. Schicken Sie anderen Mitgliedern auch eine Kontaktanfrage und vernetzen Sie sich. Das schafft Vertrauen und bildet damit die Grundlage für eine angenehme Diskussionskultur in der Gruppe. Die Persönlichkeit des/der Gruppenmoderators/in ist sehr wichtig um die Mitglieder an die Gruppe zu binden. Stellen Sie sich daher persönlich vor und senden Sie über die Funktion „Mitglieder kontaktieren“ in regelmäßigem Abstand Nachrichten zu den Neuigkeiten aus der Gruppe. Nutzen Sie visuelles Material für Ihre Beiträge im Forum. Neben dem Hochladen von Dateien und Fotos ist auch die Einbindung von Videos möglich.

10. Wie zeitaufwändig ist es eine Gruppe zu betreuen?

Der Zeitaufwand für die Betreuung einer Gruppe kann stark variieren - je nachdem, wie aktiv die Gruppe ist, wieviel „Anschub“ die Gruppe benötigt und wie viel Zeit Sie selbst für die Betreuung der Gruppe aufwenden möchten. Aus unseren Erfahrungen empfehlen wir, einen Aufwand von ca. 1-2 Stunden in der Woche für die Betreuung der Gruppe einzuplanen.

11. Können mehrere Personen gemeinsam eine Gruppe betreuen?

Sie können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Gruppe zusätzlich zum Gruppenmoderator ernennen. Gehen Sie in die Mitgliederliste Ihrer Gruppe. Unter dem 3-Punkte-Symbol rechts bei jedem Mitglied können Sie dem entsprechenden Gruppenmitglied die Moderatorenrechte zuweisen. Sie bleiben weiter Gruppenadministrator.

12. Wie kann ich die Gruppenadministration an jemand anderen übertragen?

Grundsätzlich können Sie als Gruppenadministrator/in die Administration an jedes andere Mitglied der Gruppe übertragen. Hierzu suchen Sie in der Gruppe unter „Mitglieder“ das Mitglied, dem Sie die Administration übertragen möchten. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol der entsprechenden Person und wählen Sie die Option „Als Gruppenadmin vorschlagen“. Sobald der Alumniportal-Administrator dem Übertragen der Gruppenadministration zugestimmt hat, werden Sie per E-Mail über die Änderung informiert.

13. Wie kann ich alle Gruppenmitglieder über wichtige Neuigkeiten informieren?

Selbstverständlich sehen alle Mitglieder, die sich regelmäßig in die Gruppe einloggen, die Neuigkeiten direkt in der Gruppe. Gruppenaktivitäten, welche für andere Community-Mitglieder sichtbar gemacht wurden, werden außerdem im Newsstream auf der Startseite angezeigt.

Als Gruppenadministrator/in haben Sie aber auch die Möglichkeit, allen Mitgliedern eine E-Mail zu senden. Nutzen Sie dazu den Button „Mitglieder kontaktieren“, die Ihnen auf der Startseite Ihrer Gruppe angezeigt wird. Außerdem erhalten alle Gruppenmitglieder regelmäßig automatisierte Informationen  über die neuesten Aktivitäten in Ihrer Gruppe, sofern sie den Benachrichtigungsservice per E-Mail nicht abbestellt haben.

14. Wie kann ich eine Mitteilung auf der Gruppenstartseite erstellen?

Über den aufklappbaren Button rechts mit der Bezeichnung „Gruppe empfehlen“ finden Sie die Funktion „Mitteilung bearbeiten“. Hier können Sie eine Überschrift plus Text eingeben und speichern. Die Mitteilung erscheint dann auf Ihrer Gruppenstartseite oberhalb des Newsfeeds.

15. Wie kann ich eine Gruppenmitgliedschaft bestätigen?

Über Anfragen zur Mitgliedschaft in Ihrer geschlossenen Gruppe werden Sie per E-Mail informiert. Folgen Sie dem dortigen Link, um die Mitgliedschaft zu bestätigen. Alternativ finden Sie auf der Startseite Ihrer Gruppe unter der Überschrift „Beitrittsanfragen“ den Button „Anfragen bearbeiten“. Dort können Sie alle Mitgliedsanfragen sehen und bestätigen oder löschen. Sobald Sie die Mitgliedschaft bestätigt haben, wird das neue Mitglied per E-Mail informiert. Löschen Sie die Anfrage, erhält die anfragende Person keine Nachricht.

16. Kann ich einem Gruppenmitglied die Gruppenmitgliedschaft entziehen?

Als Gruppenadministrator können Sie Mitgliedern Ihrer Gruppe die Gruppenmitgliedschaft entziehen, indem Sie in Ihrer Gruppe auf den Menüpunkt „Mitglieder“ gehen. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol der entsprechenden Person und wählen Sie die Option „Ausschluss beantragen“. Der Ausschluss wird vom Alumniportal-Administrator geprüft und vorgenommen.

17. Wie kann ich eine andere Gruppe zur Partnergruppe machen?

Gehen Sie ins Gruppenverzeichnis des Alumniportals und suchen Sie dort die Gruppe aus, die Sie zur Partnergruppe machen möchten. Im Gruppenverzeichnis können Sie über das 3-Punkte-Symbol bei der jeweiligen Gruppe eine „Partnergruppenanfrage“ stellen. Sobald der andere Gruppenadministrator Ihre Partnergruppenanfrage bestätigt hat, wird die Partnergruppe in Ihrer Gruppe rechts neben dem Gruppennewsfeed angezeigt. An Ihre Gruppe versendete Partnergruppenanfragen finden Sie über den aufklappbaren Button mit der Bezeichnung „Gruppe empfehlen“ unter dem Menüpunkt „Partnergruppenanfragen“. Offene Anfragen können Sie entweder annehmen oder ablehnen.

18. Wie kann ich meine Gruppe löschen?

Über den aufklappbaren Button rechts mit der Bezeichnung „Gruppe empfehlen“ finden Sie die Funktion „Löschung beantragen“. Die Gruppe wird dann vom Alumniportal-Administrator gelöscht.