Wie Sie in Ihrer Organisation ein Praktikumsprogramm einrichten

Für eine Nichtregierungsorganisation (NGO) – genau wie für jeden Arbeitgeber – ist der Aufbau einer gesunden und zufriedenstellenden Beziehung mit ihren Praktikant*innen in vieler Hinsicht lohnend: Sie ist entscheidend für die Nachhaltigkeit der Arbeit Ihrer Organisation, die Verbreitung des guten Rufs Ihrer NGO und das Teilen Ihrer Werte mit der Öffentlichkeit. Aber auch wenn die Vorteile klar auf der Hand liegen, erfordert die Einrichtung eines guten Praktikumsprogramms doch einige Überlegungen.

Vor vier Jahren stand das Team von Transparency International-Russia (TI-Russia) vor einem bestimmten Problem: Wir mussten unser Praktikumsprogramm überarbeiten. Und auch wenn der Gesamtprozess für jede Organisation 100% individuell ist, können Sie dennoch ein paar Dinge von uns lernen – und sich so vielleicht den einen oder anderen Umweg sparen.

Eine Vorstellung entwickeln

Als Erstes entwickelten wir eine sehr klare Vorstellung davon, warum genau wir ein Praktikumsprogramm brauchten. Dabei halfen uns ein paar Fragen: Brauchen wir das Programm, um in Zukunft bessere Optionen für die Besetzung offener Stellen zu haben? Trägt es dazu bei, unsere Werte zu verbreiten und sie an die nächste Generation weiterzugeben? Ist es vielleicht auch gut für uns, eine frische Perspektive auf unsere Arbeit zu bekommen? Über Fragen wie diese nachzudenken hilft einem dabei, seine Ideen zu konkretisieren. Ansonsten läuft man Gefahr, mit den Ergebnissen seines Praktikumsprogramms unzufrieden zu sein.

Über die Aufgaben nachdenken

Als Zweites galt es, über die Aufgaben für unsere Praktikant*innen nachzudenken. Haben wir genug Aufgaben zum Delegieren, wie machen wir das und sind sie interessant genug? Können wir sie ein bisschen abwechslungsreicher machen als nur Informationen aus einer Excel-Tabelle in die andere zu kopieren? Für mich befriedigt ein gutes Praktikumsprogramm die Bedürfnisse der Organisation und die Bedürfnisse eines/r Praktikant*in. Während eines guten Praktikums lernen die Praktikant*innen etwas und führen nicht nur einfache Aufgaben aus. So sind sie zufrieden und motivierter, etwas über Ihre Arbeitsmethoden und Ihre Werte zu erfahren. Desinteresse daran, ob Praktikant*innen etwas Wichtiges lernen, kann kurzfristig funktionieren, aber hinterher erhält Ihre Organisation womöglich weniger Bewerbungen, weil weniger Alumni eine Bewerbung empfehlen werden.

Gute Argumente auflisten

Drittens ist es nützlich, eine Liste mit Argumenten zusammenzustellen, warum sich jemand auf Ihr Praktikumsprogramm bewerben sollte. Ist es, weil Sie ihnen ein Zeugnis ausstellen, das sie in Zukunft womöglich brauchen können? Haben sie die Chance, nach dem Ende des Praktikums bei Ihrer Organisation eingestellt zu werden? Bei TI-Russia stellten wir eine Liste von Faktoren zusammen, die nicht nur dazu führen, dass sich die Leute auf unsere Praktika bewerben, sondern auch unsere Praktikant*innen motivieren, das Programm abzuschließen und Deadlines einzuhalten.

Den Auswahlprozess entsprechend gestalten

Als Viertes überarbeiteten wir unseren Auswahlprozess. Wir fingen wiederum damit an, uns selbst einige entscheidende Fragen zu stellen: Was schätzen wir an unseren Praktikant*innen am meisten? Was ist der Schlüssel zu ihrem Erfolg in unserer Organisation? Vielleicht ist es die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten – und wenn jemand besser alleine arbeitet, passt das nicht. Oder vielleicht ist es am Wichtigsten, dass sie viel Geduld für kleine und detailorientierte Aufgaben mitbringen? Wir stellten sicher, dass sich das in unserem Auswahlprozess widerspiegelte. Entsprechend gestalteten wir unser Bewerbungsformular und unseren Fragebogen für das Bewerbungsgespräch. Wenn Ihnen also beispielsweise Teamwork wichtig ist, überprüfen Sie, ob Ihre Fragen das entsprechend reflektieren. Und fangen Sie an, die Teamfähigkeit Ihrer Kandidat*innen zu messen, etwa indem Sie Fragen stellen wie: Was ist für Sie bei der Arbeit an einem Gruppenprojekt am schwierigsten?

Regeln festlegen

Fünftens – und das wird gerne vergessen – ist es entscheidend, gleich zu Beginn des Programms klare Regeln aufzustellen. Diese Regeln können ganz einfach sein, Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Teammeetings verpflichtend sind – und dass Praktikant*innen aus dem Programm ausgeschlossen werden, wenn sie mehrere davon versäumen. Wenn das Praktikum online durchgeführt wird, können Sie auch absprechen, dass die Leute ihre Kamera einschalten müssen. So muss niemand mit einem schwarzen Bildschirm reden. Es gibt zahlreiche weitere Ressourcen dazu, wie sich ein Programm online organisieren lässt.

Das sind einige der ersten Schritte, die Sie unternehmen können, um in Ihrer Organisation ein Praktikumsprogramm zu organisieren. Darüber hinaus sollten Sie nicht zuletzt mit Ihren Praktikant*innen in Kontakt bleiben und sie von Zeit zu Zeit daran erinnern, dass es Sie gibt. Bei TI-Russia haben wir festgestellt, dass es effizienter ist, wenn dies regelmäßig erfolgt. Das mag Ihnen aufwändig vorkommen, aber es lohnt sich absolut. Und es gibt sehr viele Arten, das zu tun. Sie können beispielsweise jährliche Treffen organisieren. Eine andere Möglichkeit ist ein Mentoringprogramm, bei dem jüngere Alumni von ihren älteren Kolleg*innen Wertvolles lernen können. Oder Sie können Vorträge mit namhaften Alumni veranstalten. Auch hier ist es wieder gut zu wissen, welche Ressourcen Sie haben und wieviel Arbeit Sie investieren können.

Alumni können als loyale Gruppe von Unterstützer*innen sehr nützlich sein. Und die Zeit, die Sie dafür aufwenden, wird sich letztlich auszahlen.

Autorin: Gulnaz Sabirova

Wer ist Gulnaz Sabirova?

Gulnaz Sabirova ist seit 2016 als Projektanalystin und Praktikumskoordinatorin für Transparency International-Russia tätig. Als Koordinatorin gestaltete sie mit Unterstützung ihrer Kolleg*innen das Praktikumsprogramm der internationalen Nichtregierungsorganisation um.Mit großem Erfolg: 90 Prozent der Praktikant*innen waren daran interessiert, nach dem Ende ihres Praktikums bei der Organisation zu bleiben und ehrenamtlich an anderen Projekten zu arbeiten.

Gulnaz Sabirova ist Stipendiatin des CrossCulture Programms des ifa.

Derzeit unterstützt Sie als Praktikantin das Team des Alumniportals Deutschland.

Zum Profil von Gulnaz Sabirova

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Dezember 2020