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E-Mails organisieren – so geht’s!

E-Mails sind das wichtigste Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Kein Wunder, dass viele morgens zu Arbeitsbeginn 20, 30 oder sogar 50 neue Nachrichten in ihrem Postfach finden. Nach einem zweiwöchigen Urlaub sind es auch schnell mal mehrere Hundert. Viele E-Mails bedeuten nicht nur viel Arbeit, sondern führen häufig zu Anspannung und damit sogar zu gesundheitlichen Problemen wie hohem Blutdruck. Wir haben ein paar Tipps für Sie gesammelt, wie Sie in Ihrem Arbeitsalltag E-Mails möglichst gelassen und effektiv nutzen.

1. „Nein“ zu ständiger Erreichbarkeit

Mal ehrlich: Wie oft checken Sie am Tag Ihr Postfach? Und verspüren Sie auch nach Feierabend oder am Wochenende das Bedürfnis, in den Posteingang zu schauen? Immer mehr Menschen stresst es, ständig erreichbar zu sein. Zu schnell lenken eingehende E-Mails sie von ihren eigentlichen Aufgaben ab

Tipp: Legen Sie Zeiten fest, wann Sie Ihre Mails checken. Je nach Job kann dies in unterschiedlichen Zeitabständen sinnvoll sein. Und Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel, zum Beispiel wenn Sie auf die Zulieferung von Informationen für ein dringendes Projekt warten.

2. Fester Zeitrahmen für Antworten

E-Mails haben den Arbeitsalltag enorm beschleunigt. In der Regel wird eine Rückmeldung innerhalb weniger Stunden erwartet, manchmal sogar schon nach wenigen Minuten.

Tipp: Lassen Sie sich nicht stressen, aber schieben Sie Ihre Antwort auch nicht zu lange vor sich her. Legen Sie je nach Priorität einer Nachricht grundsätzlich fest, wie lange der Absender höchstens auf Ihre Antwort warten sollte. Oft hilft auch schon eine Zwischenmeldung: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich melde mich spätestens morgen Vormittag bei Ihnen.“

3. Newsletter-Abos und RSS-Feeds kündigen

Weniger ist manchmal mehr: Wetten, Ihnen wird nichts fehlen, wenn Sie sich von der ein oder anderen Mailing-Liste abmelden? Je weniger Meldungen Sie etwa über Aktivitäten Ihrer Kontakte in sozialen Netzwerken erhalten, desto geringer ist die Gefahr der Ablenkung.

Tipp: Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und entscheiden Sie, welche Ihrer abonnierten Newsletter, automatischen Benachrichtigungen oder RSS-Feeds Sie löschen können, ohne auf wichtige Informationen zu verzichten.

4. Sinnvolle Sortierung

236 E-Mails im Posteingang führen bei vielen zu Überforderung: „Wie soll ich es nur schaffen, diese vielen Nachrichten zu lesen und zu bearbeiten?“ Dabei wirkt die E-Mail-Flut oft größer, als sie tatsächlich ist. Sind die Nachrichten gut sortiert, behält man besser den Überblick – wie auf einem gut aufgeräumten Schreibtisch.

Tipp: Wenn Sie sich von unwichtigen Nachrichten befreit haben (siehe Tipp 3), speichern Sie Ihre Mails in Ordner entweder thematisch (Projekt A, Projekt B) oder nach Dringlichkeit (heute zu erledigen, morgen zu erledigen etc.). Viele E-Mail-Programme bieten auch die Möglichkeit, Nachrichten mithilfe von Regeln zu verwalten. So können Sie Nachrichten unter anderem nach Absender oder bestimmten Begriffen in der Betreffzeile sortieren und speichern.

5. Wen in cc setzen?

Es ist eine ungeliebte, aber trotzdem weitverbreitete Gewohnheit: neben den Adressaten einer E-Mail viele Leute in cc setzen. Falls Sie glauben, so Ihr Ansehen im Team zu erhöhen, irren Sie. Im Gegenteil: Viele stört es, E-Mails lesen zu müssen, die für sie nicht primär relevant sind.

Tipp: Überlegen Sie genau, bevor sie die cc-Zeile in ihrem E-Mail-Programm ausfüllen! Benötigen diese Menschen wirklich die in der E-Mail enthaltenen Informationen? Legen Sie sich in Ihrem Postfach einen Ordner für E-Mails an, die Sie in Kopie erhalten haben. Diese müssen sie nicht vorrangig lesen.

6. Klare Absprachen mit Vorgesetzten und Kollegen

Wer genau weiß, was von ihm erwartet wird, kann gelassener und effektiver arbeiten. Das betrifft nicht nur die Inhalte der Arbeit, sondern auch die Art der Kommunikation.

Tipp: Legen Sie mit Ihren Vorgesetzten und dem Team zum Beispiel fest, ob oder wie Sie auf dienstliche E-Mails am Abend oder am Wochenende reagieren müssen. Wer soll wann in cc gesetzt werden? Erwartet die Chefin zum Beispiel Rückmeldungen auch von Mitarbeitern, die eine E-Mail nur in Kopie erhalten haben?

7. Greifen Sie zum Telefon!

E-Mails sind nicht immer das geeignetste Kommunikationsmittel. Für viele Anlässe, für die man vor ein paar Jahren noch eine E-Mail geschrieben hätte, gibt es inzwischen effizientere Tools der digitalen Zusammenarbeit.  Was manche schon fast vergessen haben: Das über Jahrtausende erprobte persönlichen Gespräch ist und bleibt oft die beste Form der Kommunikation.

Tipp: Greifen Sie öfter mal wieder zum Telefon oder schauen Sie bei Kolleginnen und Kollegen im Büro vorbei. Im Gespräch lassen sich viele Probleme besser und schneller lösen als schriftlich. Und wenn Sie sich kurz und knapp halten, benötigen Sie dafür nicht mehr Zeit.

Haben Sie weitere Tipps? Wie gehen Sie mit den vielen E-Mails um, die Sie jeden Tag erreichen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Ihre Tipps mit uns in der Community-Gruppe „Spotlight on Jobs and Careers“!

Community-Diskussion

Autorin: Susanne Reiff, to the point communication

Februar 2019

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