Bewerbungsunterlagen verfassen: In nur wenigen Sekunden überzeugen

Mitglieder des Alumniportal Deutschland nehmen seit Ende vergangenen Jahres an einem virtuellen Coaching zur Optimierung ihrer Bewerbungsunterlagen teil. In den Coachings kristallisieren sich einige wiederkehrende Thematiken heraus, die wir hier in Tipps zur Gestaltung der Bewerbungsunterlagen zusammenfassen.

Selbstbewusst und auf den Punkt

Personalverantwortliche arbeiten sich in der Regel ungern durch ein Übermaß an Informationen. In nur 20 bis 30 Sekunden entscheiden Personalverantwortliche, ob Sie zu den interessanten Kandidaten und Kandidatinnen gehören! Erst wenn es eine Bewerbung auf die Long List schafft, kommt es zu einer vertiefenden Analyse.

Darum ist es ein Muss für Unterlagen, dass sie übersichtlich sind und das Wesentliche schnell erkennbar ist.

Versetzen Sie sich beim Verfassen ihrer Unterlagen in die Perspektive des Arbeitgebers. Was braucht er? Die Stellenausschreibung und die Website geben zumeist ausreichend Auskunft. Am besten erstellen Sie sich eine Liste der geforderten Qualifikationen, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale. Sie schreiben zu jedem Punkt auf, was Sie mitbringen. So entstehen die wesentlichen Argumente für Sie, die Sie im Lebenslauf und Motivationsschreiben ausarbeiten. Keine Sorge, nur selten erfüllen Kandidaten zu 100% das Anforderungsprofil. Sollten Sie die „Muss“-Kriterien erfüllen und die übrigen Anforderungen zu 70 – 80% abdecken, haben Sie reelle Chancen.

Das gehört in einen Lebenslauf

  • Ihr Lebenslauf sollte vollständig sein. Nicht relevante Stationen benennen Sie kurz, relevante arbeiten Sie aus. Was für die jeweilige Bewertung relevant bzw. irrelevant ist, leiten Sie aus dem Anforderungsprofil ab.
  • Bedenken Sie dabei, dass gerade bei internationalen Bewerbungen ein gewisser Erklärungsbedarf besteht, das gilt für Studiengänge, Notensysteme, Arbeitgeber und Abkürzungen. Hier helfen kurze Erläuterungen.
  • Besondere Leistungen und Erfolge sollten Sie unbedingt aufführen. Dazu zählen Stipendien, herausragende Noten und Abschlüsse und besondere Ergebnisse, die Sie persönlich in Studium, Praktika und Beruf erzielt haben.
  • Aussagekraft geht vor Kürze. Viele unsere Coachees haben Sorge, dass Ihre Unterlagen zu lang werden. Wir meinen, auf 1 bis 2 Seiten lassen sich viele Informationen unterbringen. Sie sollten in der Regel für Berufseinsteiger reichen. Haben Sie mehr und wirklich Relevantes aufzuführen, kann auch Ihr CV länger werden.
  • Akribische Aufzählungen bereits lang zurückliegender Fortbildungen und Grundlagenkurse, deren Niveau Sie längst überschritten haben, gehören in der Regel nicht in den Lebenslauf. Dies gilt auch für seitenlange Literaturlisten, es sei denn, der Arbeitgeber fordert es explizit an. 

Wie viele Soft Skills braucht es?

Viele Bewerber sind sich unsicher, wie, wo und ob überhaupt Soft Skills in den Lebenslauf gehören. Dafür gibt es keine festen Regeln. Allerdings empfehlen wir insbesondere Berufseinsteigern ihre Persönlichkeitsmerkmale möglichst anschaulich darzustellen.

So lässt bereits eine konkrete Beschreibung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten Rückschlüsse auf ihre Persönlichkeit zu. Beschreiben Sie Ihre Rolle und ihr Tun konkret und nutzen Sie starke Verben: initiieren, leiten, verantworten...

Kein Muss aber häufig praktiziert ist die Beschreibung Ihrer persönlichen und sozialen Kompetenzen. Sie werden in einer eigenen Rubrik oder in einem dem Lebenslauf vorangestellten Kompetenzprofil ausgeführt. Die Auswahl der Kompetenzen sollte einen Bezug zur Arbeitsplatzbeschreibung haben: welche Fähigkeiten und Fertigkeiten sind gefordert?

Sollten Sie sich dazu entscheiden, im Lebenslauf völlig auf die Angabe von Soft Skills zu verzichten, sollten Sie das im Anschreiben erwähnen.

Motivationsschreiben

Gute Motivationsschreiben zu verfassen, ist ein hartes Stück Arbeit. Auch wenn einzelne Arbeitgeber darauf verzichten, Anschreiben einzufordern, in der Regel kommt man nicht drum herum.

  • Wiederholen Sie im Anschreiben nicht Ihren Lebenslauf, indem Sie Ihre einzelnen Stationen noch einmal chronologisch anführen. Das ist für den Personalverantwortlichen langweilig und bringt gegenüber dem CV nichts Neues.
  • Zeigen Sie, welchen Nutzen Sie dem Arbeitgeber bringen. Sehen Sie es einfach so: Der Arbeitgeber hat ein Problem, es fehlt eine Arbeitskraft. Sie sind aufgrund Ihrer Kompetenzen und Erfahrungen die bestmögliche Lösung für dieses Problem. Entsprechend bringen Sie die wichtigsten Argumente für sich.
  • Zeigen Sie eine Leidenschaft für die Aufgabe und eine Identifikation mit dem Unternehmen.
  • Sie können beschreiben, wie der Job in ihre Karriereplanung passt, welches berufliche Ziel Sie anstreben oder welche Ihrer Skills Sie zu erwerben hoffen.
  • Schreiben Sie aktiv und selbstbewusst, in kurzen Sätzen, ohne Füllwörter.
  • Im Anschreiben sollten Sie sich kurzfassen. Eine Briefseite reicht, auch bei Online-Bewerbungen, normalerweise vollkommen aus.

Der Gesamteindruck zählt

Souveränität im Umgang mit EDV-Programmen gehört heute zu den selbstverständlichen Grundkenntnissen, die jeder Akademiker und jede Akademikerin mitbringen sollte. Entsprechend ändert sich derzeit die Aufmachung von Bewerbungsunterlagen. Sie werden insgesamt frischer, verwenden Farben, Symbole und sind professionell gestaltet. Im Internet oder vielleicht sogar in Ihrem Schreibprogramm finden Sie zahlreiche Vorlagen.

Schauen Sie sich beispielsweise „One Page Designvorlagen“ an, die sich auch leicht auf 2 Seiten erweitern lassen. Achten Sie darauf, welches Image sich Ihr Arbeitgeber gibt. Ist er modern, kreativ, jung oder innovativ, ist ein ansprechendes Design durchaus überlegenswert.

In einigen Ländern, dazu zählt auch Deutschland, sind Bewerbungsfotos immer noch üblich, wenn auch kein Muss. Sollten Sie ein Bewerbungsfoto verwenden, sollte es unbedingt professionell sein. Freizeit-Schnappschüsse und Selfies sind Tabu.

Die richtigen Signale setzen

Wenn Sie sich jetzt an das Verfassen Ihrer Bewerbungsunterlagen setzen, seien Sie selbstbewusst. Arbeiten Sie heraus, was Sie auszeichnet. Es ist ein Irrtum, dass Brüche, Wechsel, eine längere Studiendauer und Lücken im Lebenslauf Ihnen Ihren Karriereweg versperren. Wir haben bei den DAAD Alumni spannende, akademisch qualifizierte wie international geprägte Mitglieder der Community kennengelernt und sind überzeugt, dass sie für viele Arbeitgeber hochinteressante Profile mitbringen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

Autorin: Andrea Gramoll (schmidt gramoll partner, Karriereberaterin)

Über die Autorin

Andrea Gramoll arbeitet seit über 20 Jahren als Beraterin, Trainerin und Coach in den Bereichen Management- und Personalentwicklung. In individuellen Karriere- und Potenzialberatungen berät sie erfolgreich Kandidaten und Kandidatinnen in der Karriereplanung, der Profilentwicklung und bei beruflichen Veränderungen. Sie unterstützt ihre Kunden dabei, ihr Selbstmarketing zu optimieren und Bewerbungsunterlagen entsprechend den jeweiligen Karrierezielen und Anforderungsprofilen strukturiert und aussagekräftig zu gestalten. Sie bereitet zudem auf Einstellungsinterviews und Assessment Center vor – und führt selbst im Auftrag ihrer Kunden Assessment Center durch. Nationale und internationale Kunden profitieren von ihren weitreichenden Kenntnissen über Verfahren der Personalauswahl in internationalen Organisationen, dem öffentlichen Dienst sowie zahlreichen Branchen aus Industrie und Dienstleistung. 2015 gründete sie gemeinsam mit Klaus Schmidt die Schmidt Gramoll Partnerschaftsgesellschaft.

September 2020

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